Durante esta época de cuarentena seguramente tendrás que participar en juntas virtuales con tus compañeros de trabajo, proveedores o clientes. Si no estás acostumbrado a trabajar por estos medios es posible que se vuelva un poco confuso y extraño las primeras veces que utilices este tipo de servicios.

Pero, si tienes en cuenta las siguientes recomendaciones, será bastante sencillo para ti y tus compañeros trabajar de forma efectiva, sacarle el máximo provecho a cada junta virtual que tengan y mantener la productividad de su empresa en un nivel alto.

Prepárate con tiempo

En ocasiones nos puede tomar un poco de tiempo preparar nuestro dispositivo y entorno para una reunión en línea. Si abres la aplicación de reuniones virtuales al momento exacto que inicie la junta, es posible que te encuentres con problemas o detalles de instalación que te impidan entrar a tiempo. Tómate unos 10 a 15 minutos antes de la reunión para poner tu dispositivo en el lugar apropiado y asegurarte que la aplicación funcione apropiadamente.

Escoge un espacio adecuado

Es importante que tomes en consideración el lugar indicado para tener tu junta, sin importar si es video o audioconferencia. El espacio debe de ser silencioso y sin muchos distractores que puedan tomar tu atención o la de tus compañeros. Si hay otras personas en tu lugar de trabajo, diles el horario de tu reunión para que no te interrumpan o generen ruido que afecte la reunión.

Establece un objetivo de la reunión

Este punto es importante para cualquier tipo de reunión. Debe haber un objetivo claro al que se tiene que llegar. Establece una agenda, los puntos que se deben de tocar, las metas que se plantean alcanzar y un horario definido del que no se puedan extender. Si no lo hacen, es posible que terminen divagando y perdiendo su tiempo en temas que no son la prioridad en ese momento.

Incluye solo a las personas involucradas.

Una ventaja de las juntas virtuales es que pueden incluir a muchas más personas que en una reunión presencial. Sin embargo, con el fin de evitar que las personas pierdan su tiempo o la junta dure demasiado, debes de considerar quiénes son las personas que realmente deben estar; para que así, los colaboradores que no sean importantes para la reunión no pierdan su tiempo y se retrasen con sus tareas.

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Usa un buen servicio de colaboración a distancia.

Además de usar todos los consejos anteriores, una reunión virtual necesita de una buena aplicación de comunicación para trabajar de manera efectiva; y una de las soluciones que Alestra ofrece es Meeting Room. Esta solución cuenta con salas virtuales para cualquier tipo de reunión, ya sean capacitaciones, eventos masivos, sesiones de soporte o reuniones recurrentes. Implementada desde la nube de Cisco, esta solución web te ofrece muchas funcionalidades para crear y compartir reuniones, además de que cuenta con funciones extras como chat y espacio para compartir documentos. Conoce más de este y otras soluciones para colaborar a distancia en nuestra página oficial.