El 87% de los encuestados está de acuerdo en que la implementación de sistemas de gestión integrados (SGI) proporciona un claro beneficio en el plano funcional y el 83% a nivel organizacional. Sin embargo, su impacto positivo trasciende las fronteras internas de una empresa, y un 92% identifica beneficios externos, según el artículo Análisis de percepción de la integración de sistemas de gestión, de Signos.
Desde la sinergia entre departamentos hasta la excelencia en la experiencia del cliente, los sistemas de gestión integrados emergen como catalizadores esenciales para la mejora continua y la optimización de los procesos empresariales. A continuación, te explicamos cuáles son sus componentes clave, cómo puedes adaptarlos a las necesidades específicas de tu empresa y cuáles son las mejores prácticas para el mantenimiento y mejora continua de un SGI.
¿Qué son los sistemas de gestión integrados (SGI)?
Los sistemas de gestión integrados (SGI) son enfoques holísticos desarrollados para gestionar de manera eficiente y eficaz diferentes áreas y procesos de una organización. Estos sistemas combinan y coordinan las distintas disciplinas de gestión en un solo marco de trabajo, con el objetivo de optimizar los recursos y mejorar el desempeño global de la organización.
Al implementar un SGI, tu organización es capaz de mejorar el desempeño de sus colaboradores, reducir costos operativos, cumplir con los requisitos normativos y brindar productos o servicios de calidad a todos tus clientes.
Componentes de los sistemas de gestión integrados
Son varios los elementos de los sistemas de gestión integrados que, al trabajar juntos, permiten a las organizaciones mejorar su eficiencia y eficacia. En este sentido, cada uno tiene un papel considerable en el funcionamiento del SGI, desde la política de gestión integrada hasta la mejora continua del sistema.
No obstante, es crucial adaptar y combinar estos elementos de la estructura con las necesidades específicas de una empresa para lograr su implementación exitosa. Por eso, antes de implementar estos sistemas de gestión integrados, resulta fundamental familiarizarse con cada componente y evaluar si cubre las necesidades de gestión de tu organización. Los componentes clave son:
Política de gestión integrada
La política de gestión integrada es una declaración formal de los objetivos y compromisos de una organización en relación con la gestión de la calidad, el medioambiente, la salud y la seguridad en el trabajo, así como con otros aspectos importantes de la gestión empresarial. Esta política debe ser clara, concisa y estar alineada con la estrategia de la organización.
Un ejemplo de una política de gestión integrada que cumple con estas características podría ser: «Nuestra empresa se compromete a garantizar la satisfacción del cliente, proteger el medioambiente, garantizar la salud y seguridad de nuestros empleados y cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables».
A grandes rasgos, la política de gestión representa el compromiso organizacional de la empresa para implementar los SGI de forma efectiva.
Planificación
La planificación establece la dirección y el enfoque general del sistema. Debe incluir la identificación de los objetivos y metas del sistema en relación con la gestión del medioambiente, la calidad, la salud y la seguridad en el trabajo, así como la definición de los procedimientos, roles y recursos necesarios para alcanzarlos.
Por último, se deben implementar sistemas de seguimiento y evaluación para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos.
Formación y cualificación de los colaboradores
La falta de capacitación y cualificación adecuada puede conllevar malinterpretaciones de los procedimientos, el incumplimiento de los estándares y regulaciones relevantes y una menor eficacia del SGI en general. Y todo sin mencionar los costos y retrasos.
Por esta razón, la formación y cualificación de los colaboradores garantiza que estos tengan las habilidades y conocimientos necesarios para implementar los sistemas de gestión integrados de forma correcta. En este sentido, es importante que estén alineados con los objetivos del SGI y que comprendan la importancia de los estándares y regulaciones relevantes.
Los programas de formación deben incluir la capacitación en los procedimientos del SGI y la documentación necesaria , así como en la identificación de los riesgos y las oportunidades para la mejora continua del sistema.
Documentación del sistema y su control
La documentación del sistema y su control aseguran que los procesos se documenten y se ejecuten de manera sistemática y controlada. Estos son necesarios para mantener la consistencia en la ejecución y garantizar que se cumple con los requisitos de calidad, medioambiente, salud y seguridad en el trabajo en el marco de los SGI.
Por un lado, contar con una correcta documentación del sistema proporciona una fuente de información centralizada y actualizada para todos aquellos que trabajan con los sistemas de gestión integrados. Esto incluye la descripción de los procesos, procedimientos, las instrucciones de trabajo y los registros.
Por su parte, el control de la documentación del sistema es necesario para asegurar que la información relevante esté disponible cuando sea necesaria y que esté actualizada. El control incluye la revisión, la aprobación y la distribución de la documentación del sistema, así como la identificación y el seguimiento de los cambios realizados.
Es importante evitar la sobredocumentación, ya que esto puede llevar a la creación de procedimientos y registros innecesarios que no agregan valor al SGI, y, en cambio, contar con un sistema de gestión de documentos adecuado que incluya la identificación, el almacenamiento, la recuperación y la disposición de los documentos del SGI. También, es imprescindible realizar auditorías regulares del sistema y revisiones periódicas de la documentación.
Implantación
La implantación dictamina la forma en que se pone en marcha el sistema de gestión integrado (SGI). Este proceso involucra la implementación de los procedimientos necesarios y la comunicación efectiva del SGI a todos los niveles de la organización. Esta debe ser una actividad planificada y estructurada, donde se asignen los recursos necesarios y se establezcan plazos claros.
El equipo responsable de esta actividad debe ser multidisciplinario y representar a todos los departamentos de la organización.
Evaluación y control
La evaluación y control son componentes clave de los sistemas de gestión integrados, ya que permiten a las organizaciones medir el desempeño del sistema y detectar oportunidades de mejora.
Estos procesos involucran la medición y el monitoreo periódico de los indicadores clave de desempeño (KPI) del SGI, los cuales pueden incluir la eficiencia, la eficacia, la satisfacción del cliente y el cumplimiento normativo, entre otros, dependiendo de la propia estructura de la organización y sus objetivos.
Para llevar a cabo una evaluación y un control efectivos, es importante contar con un sistema de informes adecuado y que los colaboradores estén involucrados en este proceso para proporcionar retroalimentación y contribuir a la mejora continua del sistema.
Mejora continua del SGI
Los sistemas de gestión integrados son dinámicos y evolucionan con el tiempo, por lo que es importante realizar una evaluación y control periódicos para asegurarse de que el SGI sigue siendo relevante y efectivo en la consecución de los objetivos y metas de la organización.
El proceso de mejora continua involucra una variedad de actividades, desde la revisión de los procedimientos y prácticas actuales, hasta la implementación de nuevas tecnologías o la capacitación de los empleados para mejorar su desempeño. Esto ayuda a las organizaciones a adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y a mejorar su capacidad para enfrentar nuevos desafíos.
Normas y estándares relevantes para SGI
Las normas y estándares relevantes son un conjunto de directrices y requisitos que se deben cumplir para asegurar que el sistema de gestión integrado (SGI) cumpla con los objetivos y metas establecidos.
Estas normas y estándares pueden variar según la región geográfica y la industria en la que opera una organización, pero generalmente se refieren a estándares internacionales como:
- ISO 9001:2015 - Sistema de Gestión de la Calidad.
- ISO 14001:2015 - Sistema de Gestión Ambiental.
- ISO 45001:2018 - Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
- ISO 27001:2013 - Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información.
- ISO 50001:2018 - Sistema de Gestión de la Energía.
- ISO 26000:2010 - Guía sobre Responsabilidad Social.
- IATF 16949:2016 - Sistema de Gestión de la Calidad para la Industria Automotriz.
- ISO 22301:2019 - Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio.
Es importante destacar que el cumplimiento de estas normas y estándares no es obligatorio para todas las organizaciones, pero puede serlo en el caso de algunas industrias específicas o para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.
Por qué adaptar los SGI a las necesidades específicas de una empresa
Cada organización tiene sus propios procesos, estructura, cultura, objetivos y necesidades únicas. Al adaptar los sistemas de gestión integrados a estas características, se garantiza que el sistema sea relevante y efectivo para la organización , lo que aumenta su aceptación y adopción más efectiva. Asimismo, se fortalece la respuesta a desafíos cambiantes y se asegura un sistema coherente con la visión y valores, fomentando así su éxito a largo plazo.
Sin embargo, para lograrlo, es importante seguir algunas recomendaciones y mejores prácticas para el mantenimiento y mejora continua del SGI.
Mejores prácticas generales para el mantenimiento y mejora continua de un SGI
Entre las mejores prácticas para mejorar de forma continua un sistemas de gestión integrado, podemos destacar las siguientes:
- Obtén el compromiso de la alta dirección.
- Define objetivos claros: establece objetivos claros y medibles para tu sistema de gestión integrado.
- Identifica los requisitos legales y reglamentarios: esto incluye leyes ambientales, de seguridad y salud ocupacional, calidad, entre otros.
- Evalúa los riesgos y oportunidades: realiza una evaluación de riesgos y oportunidades para identificar los aspectos críticos que afectan a tu organización.
- Fomenta la participación activa y la comunicación efectiva en todos los niveles de la organización.
- Documenta y controla procesos: esto facilitará su comprensión, aplicación consistente y su mejora continua.
- Monitorea y mide, con el fin de identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas.
- Realiza auditorías internas para evaluar la conformidad y efectividad de tu sistema de gestión integrado. Esto te ayudará a identificar no conformidades y oportunidades de mejora.
- Fomenta la cultura de mejora continua en tu organización. Esto implica revisar regularmente tus procesos, políticas y objetivos, así como buscar oportunidades de optimización y eficiencia.
- Evalúa y selecciona cuidadosamente a tus proveedores, asegurándote de que cumplan con los requisitos de calidad, ambientales y de seguridad y salud ocupacional.
Importancia de los sistemas de gestión integrados para el éxito empresarial
La implementación de sistemas de gestión integrados (SGI) puede proporcionar una serie de beneficios a una organización, entre ellos:
- Mejora de la eficiencia operativa: la integración de los diferentes sistemas de gestión permite eliminar la duplicidad de esfuerzos y optimizar los procesos, lo que conduce a una mayor eficiencia en la organización.
- Reducción de costos: al consolidar los sistemas de gestión en uno solo, se eliminan redundancias y se optimizan los recursos, lo que puede dar como resultado una reducción de costos operativos y administrativos.
- Cumplimiento normativo: la implementación de un sistema de gestión integrado facilita el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables a la organización.
- Mejora de la satisfacción del cliente: tener un enfoque integrado en la gestión de la calidad, el medioambiente, la seguridad y salud ocupacional y otros aspectos relevantes, se puede mejorar la satisfacción del cliente al garantizar la entrega de productos y servicios de alta calidad.
- Minimización de riesgos: la identificación y evaluación conjunta de los riesgos y oportunidades permite implementar medidas preventivas y correctivas más efectivas.
- Mayor competitividad: la implementación de un sistema de gestión integrado puede mejorar la imagen y reputación, lo que puede llevar a una mayor competitividad en el mercado.
- Mejora de la comunicación interna: tener un enfoque integrado, fomenta la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos, lo que mejora la coordinación y eficacia en las operaciones.
- Facilita la toma de decisiones: al contar con información integrada y actualizada, se facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.
- Fomento de la mejora continua: un sistema de gestión integrado promueve la cultura de mejora continua en la organización, alentando a los colaboradores a identificar oportunidades de mejora y buscar la excelencia en todas las áreas.
- Mayor sustentabilidad: la gestión integrada de aspectos ambientales, sociales y económicos promueve la sustentabilidad de la organización a largo plazo, contribuyendo al desarrollo sostenible.
Como puedes ver, la implementación de Sistemas de Gestión Integrados (SGI) ofrece una serie de beneficios para las empresas. No obstante, es importante adaptarlos a las necesidades específicas de cada empresa y seguir las mejores prácticas para su mantenimiento y mejora continua.
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Adolfo Padilla
Con más de 23 años de experiencia en tecnología y transformación organizacional, orientada al cambio y mejoramiento del uso de la tecnología en los procesos empresariales e industriales. He participado en conferencias y asesorías de cambios industriales. Teniendo gran participación en proyectos en diferentes industrias, como automovilística, manufactura, bancaria, Tecnológica, logística, educativo e investigación (UNAM). Obteniendo una gran experiencia y visión de cada uno de estos sectores, que han favorecido en el aprovechamiento de los recursos de tecnología para cada una de sus líneas de producción o de negocio. Contando con una gran formación educativa y autónoma, que han acreditado el uso y manejo de las tecnologías y procesos de mejora que empleo en cada una de mis participaciones. Más de 40 certificaciones obtenidas a nivel nacional, extranjero y electrónica.
