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Para el 2024, el auge en el uso de sistemas de colaboración empresarial va a ayudar a que las reuniones presenciales en las organizaciones disminuyan al 25%, lo que quiere decir que 3 de cada 4 reuniones se realizarán de forma remota, según proyecciones de Gartner.

En la era digital actual, implementar sistemas de colaboración empresarial es clave para el éxito de cualquier organización en México. A medida que las empresas se vuelven más globales y los equipos de trabajo se dispersan geográficamente, se hace necesario adoptar soluciones digitales que faciliten la comunicación, la cooperación y el intercambio de información entre los colaboradores.

En este blog, explicaremos los beneficios de implementar sistemas de colaboración empresarial en México y cómo pueden ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia en el entorno laboral.

¿Qué son los sistemas de colaboración empresarial?

Los sistemas de colaboración empresarial son plataformas tecnológicas diseñadas para permitir la comunicación y la colaboración entre los miembros de una organización. 

Estas herramientas ofrecen una variedad de funciones, como la mensajería instantánea, el intercambio de archivos, la gestión de proyectos, la videoconferencia y mucho más. Al utilizar estas soluciones digitales, las empresas pueden romper barreras geográficas y temporales, fomentando una colaboración fluida y eficiente.

Funciones de un sistema de colaboración empresarial

Las diferentes funciones de un sistema de colaboración empresarial se pueden clasificar en:

• De comunicación: centralizan los mensajes de texto, las llamadas de voz y video, los chats en grupo, y otros.
• De gestión de archivos: facilitan el intercambio seguro de archivos, documentos y otros recursos.
• De coordinación de proyectos: para la planificación, asignación y seguimiento de tareas, procesos y responsabilidades.
• De calendarización: para programar y coordinar eventos, reuniones y plazos compartidos entre los miembros del equipo.
• De colaboración: permiten el trabajo en equipo entre varios colaboradores en tiempo real.
• De notificaciones: para alertar de forma automatizada sobre ciertos eventos importantes, actualizaciones de proyectos, etc.
• De monitorización: a través de indicadores e informes para el análisis de la productividad y del rendimiento del equipo.
• De seguridad: se garantiza el control de acceso y la privacidad y protección de la información sensible.

Tipos de sistemas de colaboración empresarial

Existen varios tipos de sistemas de colaboración empresarial , cada uno con funciones específicas y características diferentes. Aunque, en el fondo, todos persiguen un mismo objetivo: facilitar la colaboración laboral entre los miembros de una organización o participantes de un proyecto. En este sentido, los sistemas de colaboración empresarial pueden ser:

• Sistemas de comunicación que centralizan los canales de contacto.
• Sistemas de gestión que administran todo el ciclo de vida de un proyecto.
• Sistemas de trabajo colaborativo para acceder, compartir y editar archivos por parte de diferentes personas al mismo tiempo.
• Sistemas de redes sociales empresariales que facilitan la conexión entre los distintos integrantes del equipo.

Ventajas de los sistemas de colaboración empresarial

Entre las ventajas de los sistemas de colaboración empresarial, destacan las siguientes:

• Comunicación mejorada: los sistemas de colaboración empresarial proporcionan canales de comunicación instantánea y en tiempo real, lo que facilita la comunicación entre los empleados, independientemente de su ubicación geográfica. Esto permite una toma de decisiones más rápida y una resolución de problemas más eficiente.
• Colaboración efectiva: estas herramientas permiten a los equipos trabajar juntos en proyectos compartidos, colaborar en documentos en tiempo real y realizar un seguimiento de las tareas asignadas. Esto fomenta la colaboración efectiva y elimina la necesidad de largos intercambios de correos electrónicos o reuniones presenciales.
• Acceso y compartición de información: los sistemas de colaboración empresarial permiten a los empleados acceder y compartir información de manera rápida y segura. Esto mejora la eficiencia al evitar la duplicación de esfuerzos y al mantener a todos los miembros del equipo actualizados y alineados.
• Gestión de proyectos simplificada: estas soluciones ofrecen herramientas para la gestión de proyectos, como la asignación de tareas, la creación de hitos y el seguimiento del progreso. Esto facilita la coordinación y la supervisión de proyectos complejos, mejorando la eficiencia y el cumplimiento de los plazos.

Integraciones de los sistemas de colaboración empresarial

La integración de un sistema de colaboración empresarial con un CRM (Customer Relationship Management), un ERP (Enterprise Resource Planning) y un PSM (Project Management System) puede proporcionar una serie de beneficios y mejorar significativamente la eficiencia y la productividad de una organización.

A continuación, se detalla la importancia de estas integraciones:

• Flujo de información completo y centralizado: los datos y la comunicación relacionados con clientes, proyectos y recursos se capturan y registran en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la colaboración de todos los equipos involucrados.
• Mejora de la colaboración y la comunicación: fomenta la colaboración y la comunicación efectiva entre los equipos. Los empleados pueden acceder a información actualizada y relevante directamente desde el sistema de colaboración, lo que facilita la toma de decisiones y la coordinación de actividades.
• Automatización de tareas y procesos: al integrar un sistema de colaboración con CRM, ERP y PSM, es posible automatizar tareas y procesos. Por ejemplo, al registrar una llamada telefónica en el CRM, se pueden crear automáticamente tareas de seguimiento o actualizar la información del cliente. De manera similar, al vincular un proyecto en el PSM con el ERP, se pueden sincronizar automáticamente los datos de presupuesto, recursos y seguimiento del progreso. Esta automatización reduce la carga de trabajo manual, minimiza los errores y agiliza los procesos empresariales.
• Análisis y toma de decisiones basadas en datos: brinda acceso a datos valiosos para el análisis y la toma de decisiones informadas. Al tener una visión integral de la información relacionada con clientes, proyectos y recursos, es posible realizar análisis más precisos y obtener información estratégica. Esto ayuda a identificar oportunidades de mejora, optimizar la asignación de recursos y evaluar la rentabilidad de los proyectos.

Ejemplos de sistemas de colaboración empresarial

En Alestra, somos #EspecialistasenTI y contamos con una variedad de sistemas de colaboración empresarial ampliamente utilizados que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar su productividad. A continuación, te mencionamos algunos de los más populares de nuestro catálogo:

• Webex Calling: solución unificada e inteligente desde la nube de Cisco con conexión directa y redundante a la infraestructura de Alestra, pensada para la colaboración completa de las empresas en esquemas de trabajo híbrido desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Cuenta con integración con otras plataformas de colaboración como MS Teams, Workspace de Google.
• IP Office en la nube: solución de colaboración completa de IP Office con tecnología Avaya + Spaces administrada y desde la nube de Alestra, la cual ofrece una colaboración total para las empresas que requieren operar y colaborar en la actualidad.
• Zoom Meeting: solución unificada desde la nube de Zoom. Ayuda a conectar la fuerza de trabajo híbrido, garantizando una comunicación y colaboración eficiente.
• SIP for Teams : servicio de integración de troncales SIP de Alestra para habilitar la comunicación a la red pública voz a los usuarios de Microsoft Teams. Se complementa con la más amplia gama de equipos y dispositivos compatibles con Teams (IP Phones, equipos de videoconferencia y diademas).

4 razones para elegir los sistemas de colaboración empresarial de Alestra

Te presentamos algunas razones por las que elegirlos:

1. Sin costos de implementación:

Nuestros sistemas de colaboración empresarial están basados en un modelo de arrendamiento, lo que significa que tu empresa no necesita realizar ninguna inversión inicial en infraestructura, hardware o software. En lugar de comprar y mantener servidores y equipos costosos, tu empresa puede arrendar nuestros sistemas para hacer uso de ellos. De esta manera, no tienes la necesidad de desarrollar tu propia infraestructura.

2. Ahorro en costos operativos:

En Alestra nos encargamos de administrar los sistemas de colaboración empresarial que utilices y de mantener la infraestructura de TI que estas soluciones requieren. Gracias a ello, reduces la carga de trabajo de tu equipo interno al ser nosotros los encargados de actualizar los programas y de proporcionar soporte técnico al servicio, al mismo tiempo que te ahorras en gastos de energía, espacio físico y personal de TI.

3. Mejora de la productividad y eficiencia de los colaboradores:

Cuando nuestros sistemas de colaboración empresarial son bien implementados y adoptados correctamente por el personal de las empresas, estas logran mejorar significativamente la productividad y eficiencia de la organización. Esto se debe a que nuestras herramientas proporcionan una comunicación más rápida y efectiva, permiten compartir información y recursos de manera más eficiente y facilitan la colaboración en tiempo real en proyectos y tareas. Al tener acceso a la información y a las personas adecuadas en el momento oportuno, tus colaboradores podrán tomar decisiones más informadas y trabajar de manera más efectiva.

4. Impacto positivo en los ingresos (uso de funcionalidades y analíticos):

El uso efectivo de las funcionalidades avanzadas y de herramientas analíticas que ofrecen nuestros sistemas de colaboración empresarial tendrá un impacto positivo en los ingresos de tu empresa. ¿Cómo? Estas herramientas te ayudarán a identificar oportunidades comerciales, mejorar la atención al cliente, optimizar procesos internos y aumentar la eficacia de los equipos de ventas y marketing . Ten en cuenta que la recopilación y el análisis de datos generados por nuestras herramientas te van a proporcionar información valiosa para mejorar la toma de decisiones estratégicas.

En un entorno empresarial cada vez más conectado y globalizado, los sistemas de colaboración empresarial se han convertido en una necesidad para mejorar la productividad y la eficiencia en México. Estas herramientas permiten una comunicación fluida, una colaboración efectiva y un acceso compartido a la información, lo que facilita la coordinación de equipos dispersos geográficamente. 

En Alestra estamos #ConectadosContigo y, como Aliados en tu evolución digital, ponemos a tu disposición nuestras Soluciones de Colaboración para que tu negocio pueda superar barreras y fortalecer la colaboración interna, logrando un mayor éxito en el competitivo mundo empresarial actual.

Gonzalo Vazquez

Gonzalo cuenta con más de 17 años de experiencia trabajando en Alestra dentro de la industria de TELCO, es actualmente Product Marketing dentro de la Línea de Negocios de Colaboración (PMK), es responsable del Análisis de Mercado, Desarrollo de Estrategias de Lanzamiento, Posicionamiento de Productos o Soluciones, Creación de Material de Merketing, Capacitación y Soporte Comercial a Ventas, Análisis de Resultados así como generar interacción comercial con Ventas y Socios Tecnológicos para lograr un mayor posicionamiento y éxito las soluciones del Portafolio Alestra. Actualmente tiene diversas certificaciones y especializaciones en Plataformas y Hardware enfocado a soluciones de Colaboración y VoIP.