¿Sabes qué es BCP? El plan de continuidad de negocio, más conocido como BCP por sus siglas en inglés de Business Continuity Management, es un plan de acción que permite a la empresas hacer frente a situaciones inesperadas que pueden paralizar las operaciones.
Y es que, ante el actual panorama de movilidad empresarial, organizaciones de todos los tamaños buscan mantener la continuidad de sus operaciones y actividades ante cualquier contingencia. Algún incidente o interrupción del servicio, ya sea un corte momentáneo de luz, una falla en el sistema o cualquier evento que detenga la operación, resulta en pérdidas que pueden llegar a ser millonarias.
Sin embargo, en cualquier momento pueden suceder eventos que por su naturaleza no se pueden prever. Hoy más que nunca, como prioridad ante la incertidumbre económica, los tomadores de decisiones deben estar prevenidos y tomar acción, y el plan de continuidad de negocio es la mejor forma de mantenerse operativo ante cualquier imprevisto.
Por esta razón, a continuación, te explicamos qué es BCP, cuál es su importancia y cómo puedes realizarlo para tu empresa.
¿Qué es BCP y por qué es importante?
La continuidad operativa, también conocida como resiliencia operativa, es la habilidad de un negocio o equipo de trabajo para continuar operando a pesar de interrupciones, pérdidas o daños. Esta se alcanza con sistemas de manejo de riesgo directo en los procesos de trabajo para prevenir interrupciones y, de suceder, reactivar la operación lo más pronto posible.
El BCP o plan de continuidad operativa viene a ser una de las claves para gestionar una interrupción no deseada o un desastre en la organización. Su objetivo principal es mitigar toda interrupción inesperada y mantener la resiliencia en la gestión de eventos disruptivos, cualquiera que sea su causa. Entender qué es un BCP también te permite conocer la importancia del mismo para tu negocio.
¿Qué debe contener el BCP?
Lo que es un BCP responde a aspectos operativos fundamentales que van desde la comprobación de suministros o equipamiento, informaciones de contacto del personal responsable, personal esencial y hasta copias de seguridad de datos.
De acuerdo con la norma internacional vigente para sistemas de gestión de la continuidad de negocio (ISO 22301:2019), un BCP debe basarse en cinco principios:
- Responsabilidad: ante cualquier interrupción operativa inesperada, se debe tener claras las responsabilidades de los miembros del equipo y su posición ante la contingencia. La responsabilidad directa de la continuidad de negocio recae sobre la gerencia y la junta directiva.
- Objetivos claros: construir de forma clara los objetivos de continuidad del negocio permite atender los niveles priorizados, tiempos de respuestas y la asignación eficiente de recursos disponibles.
- Impacto y evaluación de riesgos: para poder desarrollar lo que es un BCP eficiente, se debe identificar claramente los riesgos comerciales y posibles impactos, así como los niveles de incidencia para la continuidad del negocio.
- Comunicación: de igual manera, los BCP deben incluir la forma y momento en que se debe realizar la comunicación con el personal involucrado, clientes y partes interesadas.
- Prueba: todo plan debe ser probado para conocer su eficacia real e introducir los cambios necesarios.
A partir de estos principios básicos, un buen ejemplo de plan de continuidad de negocio debe contener, al menos, estos aspectos principales:
- Indicaciones de cómo utilizar el plan, procedimientos paso a paso y listas de verificación.
- Flujogramas de procedimientos junto con los propósitos, alcances y responsabilidades.
- Indicar una vía para recuperar el centro de datos ante daños que vuelva inoperable la ubicación principal.
- Capacidad para acceder a aplicaciones y recursos ante fallas locales, daños en instalaciones físicas o pérdidas de softwares.
- Ejecutar las acciones necesarias previas para hacer frente a las contingencias, como la realización de respaldos de datos o actualización de sistemas alternativos.
- Dar respuesta a preguntas clave como, por ejemplo: la cantidad de personal mínimo requerido para operar, cuáles son las funciones críticas, cuáles son los fallos más dañinos que se pueden prever, etc.
- Se tiene que identificar qué procesos manuales de recuperación se pueden y deben automatizar.
¿Cómo realizar un BCP?
Mantener la continuidad en las operaciones no es una tarea fácil, ya que involucra aspectos tecnológicos, organizacionales y de RR. HH. de una organización. En este sentido, resulta fundamental:
- Mantener una comunicación activa.
- Disponer de un buen liderazgo que sea capaz de transmitir indicaciones.
- Promover una comunicación con el equipo abierta, transparente y constante.
- Tener en cuenta la voz y las preocupaciones de los empleados, los cuales deben conocer la operación de cerca.
- Conocer los procesos operativos y de negocio.
- Proveer las herramientas y entrenamiento necesarios al personal (el software, hardware y las habilidades necesarias para utilizarlo).
- Garantizar conexiones estables, disponibles y seguras en el área de trabajo del colaborador.
En este contexto, para elaborar lo que es un BCP, podemos seguir algunos pasos fundamentales como los siguientes:
- Identificación de riesgos, amenazas y oportunidades: hay que visualizar todas las posibles fallas, desastres e interrupciones que puede haber para poder establecer planes realistas y concretos de acción. Verificar los riesgos y oportunidades permite establecer las acciones para abordarlos.
- Determinación y consecución de objetivos: los objetivos de continuidad del negocio deben estar alineados con la naturaleza de las actividades de la empresa. Pueden estar segmentados por departamentos o niveles priorizados y fundamentarse en recursos reales. Lo que es el BCP debe especificar cómo lograr los objetivos de continuidad.
- Análisis de impacto: el BCP debe incluir un análisis de aquellas partes de la empresa que son más sensibles que otras, así como cuáles son las más críticas, ya que deben ser priorizadas. También, debe determinar el alcance de las interrupciones en cada proceso, departamento y recursos humanos.
- Acciones realistas y concretas: el ejemplo de plan de continuidad del negocio debe incluir cuáles son las acciones fundamentales, los tiempos de realización y la atención crítica de situaciones. Esto permite ordenar la ejecución del BCP y tener claridad en su aplicación.
- Prueba y mejora: independiente de que ocurra algún desastre o interrupción operativa, el plan debe ser probado al menos cada año, así como hay que evaluar su eficacia y mejorar sus aspectos para obtener el mejor resultado posible en una situación real. La única manera de garantizar que funcionará es probándolo regularmente.
Continuidad operativa en sistemas de TI
En este mundo digital, la continuidad operativa de sistemas de TI toma gran importancia; de ahí la importancia de conocer qué es un BCP. Y es que, entre más grande es la operación, existe más peligro. Por ejemplo, con la pérdida de una sola hora de data centers, la interrupción de aplicaciones críticas para el negocio, la indisponibilidad de plataformas operativas y servicios digitales inaccesibles, las pérdidas pueden llegar a ser bastante considerables.
En este sentido, muchos podrán recordar algún momento en el que acudieron a un establecimiento físico, donde, al momento de cobro o de orden, por alguna razón técnica desconocida, no pudieron ser atendidos. También, recordarán las múltiples bajas de servicio de redes sociales o sitios web que impidieron sus interacciones, compras y operaciones, algo molesto para el consumidor y, a veces, fatal para el proveedor de algún servicio.
Por ello, la proactividad empresarial es una obligación para mantener la continuidad operacional. Con la digitalización siendo una necesidad cada vez más latente para mantenerse competitivos, se necesita trabajar en todo lo que está detrás de un producto o servicio. Mantener una operación digital trabajando de manera óptima requiere de constante supervisión y, como en todo, la mejor estrategia es la defensa.
En definitiva, las estrategias de resiliencia son fundamentales en los entornos de TI para mitigar riesgos y hacer frente a posibles desastres. Para ello, muchas empresas buscan servicios de consultoría externa para poder gestionar de manera más eficaz las disrupciones y fallas de los sistemas digitales.
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Adolfo Padilla
Con más de 23 años de experiencia en tecnología y transformación organizacional, orientada al cambio y mejoramiento del uso de la tecnología en los procesos empresariales e industriales. He participado en conferencias y asesorías de cambios industriales.
Teniendo gran participación en proyectos en diferentes industrias, como automovilística, manufactura, bancaria, Tecnológica, logística, educativo e investigación (UNAM). Obteniendo una gran experiencia y visión de cada uno de estos sectores, que han favorecido en el aprovechamiento de los recursos de tecnología para cada una de sus líneas de producción o de negocio.
Contando con una gran formación educativa y autónoma, que han acreditado el uso y manejo de las tecnologías y procesos de mejora que empleo en cada una de mis participaciones. Más de 40 certificaciones obtenidas a nivel nacional, extranjero y electrónica.
Siempre buscando lo vanguardista y lo mas nuevo que ayude a impulsar los negocios ser lo mas competitivos, organizados y desafiantes en el mercado.
