La palabra “Administración” puede entenderse como una palabra sencilla, pero se traslada a un ámbito complejo en la práctica al hablar de empresas o estructuras que dependen de una correcta gestión en su día a día operativo. Entre sus múltiples funciones, está la correcta dirección de la empresa, siempre con los intereses de la misma en alto, procurando una administración de recursos ―sean estos físicos o digitales― y canalización a cada área o departamento. Es ahí cuando el concepto de ERP en la nube entra en juego como un factor determinante.
Sin ir más lejos, para 2025, el 80% de las organizaciones habrán migrado de los centros de datos locales al alojamiento en cloud , según predicciones de la consultora Gartner. En este contexto, el ERP en la nube se convierte en el aliado perfecto para garantizar la rentabilidad, el crecimiento y el control de una empresa. Si deseas conocer más sobre esta herramienta, sigue leyendo.
¿Qué es un ERP en la nube?
Las prácticas de la ERP son relativamente recientes, contando con poco más de 10 años de existencia.
ERP proviene del acrónimo en inglés, Enterprise Resource Planning Software , cuya traducción al español es “Gestión de Contenido Empresarial”. Este consiste en estrategias, métodos y herramientas, cuya función reside en la adecuada captura, almacenamiento, gestión y preservación del contenido de una empresa. Es uno de los pilares para una correcta administración empresarial, ya que permite tomar decisiones de negocio con una perspectiva basada en datos.
De este modo, un ERP en la nube es una plataforma, alojada en servidores remotos y a la que se accede a través de Internet, en la que se gestionan y se registran todos los procesos de las distintas partes que componen una organización, así como se monitorea el desempeño de las partes implicadas.
Este tipo de ERP elimina, por tanto, la necesidad de invertir en un hardware costoso y mantener una infraestructura informática compleja. En lugar de eso, las empresas pueden suscribirse a un proveedor de servicios en la nube y acceder al ERP a través de una conexión segura.
¿Cuáles son los tipos de ERP más comunes?
Las soluciones de ERP pueden adaptarse a las necesidades de las organizaciones, así como a su filosofía respecto al manejo de datos y uso de infraestructura. Teniendo esto en cuenta, podemos encontrar, principalmente, tres tipos de implementación de ERP: en la nube, on-premise e híbrido.
ERP en la nube
Es uno de los métodos de implementación más populares en la actualidad. El ERP en la nube, como ya hemos mencionado, es un software alojado en la red y sus funciones las cumple desde un servidor remoto. Muchas veces, el proveedor del software es quien se encarga del mantenimiento y la seguridad de los datos.
ERP local (ERP on-premise )
El ERP local u on premise se instala en los centros de datos de la empresa que los contrata. Una de sus grandes ventajas es la seguridad de los datos, sin embargo, también implican una mayor inversión económica, por lo que no todas las organizaciones pueden acceder a estas soluciones.
ERP híbrido
Como su nombre indica, es una mezcla de las dos soluciones anteriores. Se le conoce como ERP de dos niveles, ya que algunas aplicaciones se alojan en el centro de datos de la empresa, mientras que otras están en la nube.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un ERP en la nube?
Las empresas que cuentan con un ERP cuentan con una serie de ventajas . Entre ellas, destacamos las siguientes:
Accesibilidad
Desde un software ERP en la nube, puedes acceder a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengas conexión a internet. Esto permite homogeneizar los datos que se generan y compartirlos entre los distintos equipos que conforman tu organización, lo que mejora el flujo de trabajo diario.
Flexibilidad
Muchas soluciones de software parten de esquemas rígidos o de filosofías empresariales que no se corresponden realmente con el día a día de las organizaciones. Con los ERP en la nube, es posible agregar, ajustar o quitar funcionalidades según las necesidades de la empresa.
Escalabilidad
Las soluciones de ERP en la nube permiten una gran escalabilidad y personalización. Eso significa que no tendrás que preocuparte en caso de tener que aumentar el número de colaboradores o equipos en tu empresa, ya que el ERP funcionará según los módulos que tú desees habilitar.
Seguridad
Los proveedores de servicios en la nube implementan medidas de seguridad para proteger los datos de las empresas. Esto incluye encriptación de datos, autenticación de usuarios, copias de seguridad regulares y protección contra amenazas cibernéticas . Además, cuentan con equipos especializados en ciberseguridad que se encargan de monitorear y mitigar posibles riesgos.
Por otro lado, los ERP en la nube se actualizan de forma automática , de manera que las empresas tienen acceso a las últimas mejoras de seguridad.
Todo esto les garantiza la protección de su información y datos más sensibles, ya que, además, se encuentran respaldados y seguros en servidores de back-up.
¿Cómo implementar un ERP en la nube?
Si bien es importante considerar las necesidades específicas del negocio, a continuación, te presentamos una serie de pasos a tener en cuenta a la hora de implementar un ERP en la nube para tu empresa.
1. Planea la implementación del ERP en la nube
Define los recursos técnicos, económicos y humanos que destinarás a la implementación de un ERP en la nube. Asimismo, establece una fecha de inicio y una fecha tentativa de finalización del proceso.
2. Evalúa las opciones con el apoyo de una consultoría
Las soluciones de ERP en la nube cuentan con varias características, por lo que es fundamental que evalúes cuáles se ajustan a tus necesidades y cuáles no.
3. Define los parámetros y la configuración
Determina los módulos que tendrá tu ERP base y, a partir de ellos, establece también los parámetros a través de los cuales funcionará el sistema y generará información valiosa para tu empresa.
4. Prepara la migración y migra los datos a la nube
Es posible que la empresa contara con un sistema de administración no tan sofisticado como un ERP. En este caso, deberás migrar toda la información de un sistema a otro. Este proceso es delicado y puede llevar algo de tiempo.
5. Capacita a tus colaboradores en el uso del ERP en la nube
Por más amigable e intuitiva que sea la solución de ERP en la nube, es importante que tus colaboradores estén preparados y sepan cómo usarlo. Asimismo, deben ser conscientes de sus beneficios y posibles riesgos.
6. Realiza un control y haz un seguimiento
Lo que no se monitorea no se puede mejorar. El ERP te permitirá monitorear el desarrollo de los procesos del negocio, así como el desempeño de tus colaboradores y de la propia herramienta. A partir de estos datos, es posible aplicar mejoras.
¿Por qué contar con un ERP en la nube?
Como puedes ver, un ERP en la nube permite adaptarse a la realidad empresarial de la mayoría de las organizaciones. Además, al estar alojado en la nube, los usuarios pueden acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a internet y en cualquier momento. Se trata de una solución óptima para aquellos negocios que quieren fomentar la movilidad empresarial.
Además, contar con proveedores de nube especializados y expertos en la materia brinda la tranquilidad de disponer de una infraestructura robusta y de estar equipado con medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos y las aplicaciones empresariales contra amenazas cibernéticas. Y es que, muchas veces, las empresas que contratan un ERP on-premise se enfrentan a problemas de seguridad en los que el equipo de sistemas atraviesa una curva de aprendizaje. De este modo, al contar con uno de estos servicios en la nube, dejas de preocuparte por estos problemas.
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Staff Alestra
