La globalización, las innovaciones tecnológicas y los clientes con nuevas necesidades, son factores que obligan a las empresas de cualquier tamaño a digitalizar sus operaciones. De acuerdo con un estudio de Gartner, el 87% de los directores senior son conscientes de la necesidad de digitalizar su empresa para obtener ventajas competitivas. Sin embargo, solo el 40% de las personas encuestadas ha implementado iniciativas relevantes.
¿Cómo lograr una transformación digital completa? Y es que, además de la digitalización de la información y de los procesos, se requiere de un cambio profundo en la cultura empresarial.
¿Qué es y en qué consiste la digitalización de la información?
Digitalizar las empresas significa introducir herramientas tecnológicas en todas sus áreas para optimizar sus procesos y su modelo de negocio. Si este mismo proceso se aplica a la información, hablamos de la digitalización de la información.
Este proceso consiste en crear versiones electrónicas de los documentos en papel, de manera que los datos análogos pasan a convertirse en datos digitales. Esto se logra mediante diversas herramientas que automatizan y agilizan los flujos de trabajo.
Se trata de una fase crucial para la transformación digital de una empresa, ya que elimina el papeleo y los posibles problemas que esto conlleva, además de que permite que todos los miembros del equipo de trabajo tengan acceso a los archivos en tiempo real.
Y es que convertir una empresa en digital ofrece una serie de ventajas, por ejemplo, que los empleados agilizan su trabajo y los clientes obtienen mejores experiencias. Además, según Deloitte, implementar tecnologías digitales, como la nube, la analítica avanzada o el Internet de las Cosas (IoT), puede acelerar un 22% el avance de las metas de la empresa, desde los rendimientos financieros hasta el cumplimiento de objetivos ambientales.
Requisitos legales para digitalización de la información
Antes de elaborar una estrategia de digitalización de la información para tu empresa, es importante que conozcas la normativa al respecto, la cual se recoge dentro de la NOM-151-SCFI-2016, mejor conocida como NOM 151. Con ella, se busca que los documentos conserven plenas garantías de integridad. De lo contrario, no tendrían validez jurídica.
Estos son algunos de sus requisitos:
- Es necesario que los archivos digitales cuenten con la firma electrónica de un tercero autorizado, con lo cual se emite un Certificado de Conservación. Estas entidades se conocen como Prestadores de Servicios de Certificación (PSC).
- El interesado puede elegir el formato en el que convertirá sus archivos, pero este tiene que ser estándar, adecuado al tipo de documento y apto para visualizarse desde programas disponibles en el mercado.
- Debe ser una representación lo más parecida posible a la original, con una calidad mínima de 200 PPI.
- No puede tener caracteres, imágenes o gráficos que no estén presentes en el documento original.
Qué documentos pueden ser digitalizados y cuáles no
Prácticamente, cualquier documento en formato físico puede transferirse a formato digital para facilitar su manejo y evitar su deterioro o extravío. Sin embargo, cada empresa tendrá necesidades específicas, según su tamaño y su giro.
Además, es imprescindible tener en cuenta que, de acuerdo con la NOM 151, los documentos que deben contar con firma electrónica de un PSC son los convenios, acuerdos, contratos y cualquier compromiso en el que se establezcan derechos y obligaciones.
Para ahorrar recursos y evitar la digitalización de la información innecesaria, se recomienda revisar la fecha de caducidad de los documentos para evaluar si vale la pena pasarlo a formato electrónico. En este sentido, si alguno está próximo a vencer, es conveniente guardarlo en un archivo físico temporal para después desecharlo.
Importancia y ventajas de la digitalización de la información
Además de cumplir con la normativa vigente y reducir el uso de papel, al digitalizar la información, tu empresa se beneficiará en muchos sentidos:
- Accesibilidad. Se tiene un acceso más rápido y eficiente a la información.
- Agilidad en las comunicaciones. Se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto facilita la comunicación y los flujos de trabajo.
- Ahorro de tiempo y retorno de inversión positivo. Es más fácil guardar y compartir información desde la nube, lo que reduce el tiempo, el esfuerzo y los recursos necesarios para acceder a los archivos.
- Mejor experiencia del cliente. Se ofrecen análisis predictivos de la información, con lo que se pueden implementar acciones para mejorar la experiencia del cliente (CX).
- Mejor experiencia de empleado. La automatización de procesos reduce la carga operativa.
- Mayor comunicación. El acceso multicanal y en tiempo real genera una comunicación más eficiente.
- Protección contra ataques cibernéticos. Al digitalizar la información con un partner especializado se evitan riesgos, como el robo o la pérdida de datos. Los archivos se protegen con varios filtros, como la autenticación de contraseña, y se crean copias de seguridad.
- Retorno de inversión positivo. Se elimina la necesidad de almacenamiento, con lo que se eliminan los gastos relacionados con imprimir, sacar copias y mantener un espacio especial para archivar documentos.
Pasos para digitalizar la información
Como cualquier iniciativa de transformación digital, la digitalización de la información debe seguir un plan estructurado. Un partner especializado puede ayudarte en el proceso para obtener resultados óptimos.
- Planificación. Se evalúan las necesidades de la empresa, los documentos que se tienen almacenados, los recursos técnicos para el proyecto y se ordenan tareas.
- Captura de datos. Se digitalizan los documentos para transferirse a formato electrónico. Posteriormente, se hace un control de calidad para asegurarse de que se digitalizaron de manera correcta.
- Almacenamiento de archivos. Se etiquetan y almacenan los archivos.
Cuáles son las ventajas de contar con un partner especializado como Alestra
En Alestra contamos con la experiencia y los recursos para que tu plan de digitalización de la información y procesos sea todo un éxito. Podemos apoyarte en cualquiera de los escalones de digitalización que te encuentres; desde digitalizar lo físico, hasta usar inteligencia artificial en la automatización de tus procesos de negocio. Con ello, evitarás los errores manuales y reducirás el trabajo repetitivo de tus colaboradores, para que puedan invertir su tiempo en tareas relevantes para el crecimiento de la empresa.
Y es que, en una época donde los clientes son más exigentes, atender a una necesidad en tiempo real y tomar acción ante cualquier inquietud puede hacer la diferencia. Ya no solo se habla de customer experience, sino de poner al empleado en el centro. Cada empleado satisfecho, productivo y desarrollado refleja customer centricity.
En un entorno de cambios e incertidumbre, tu mejor herramienta para afrontar, atender y crecer es la digitalización de la información, la cual servirá como cimiento para tu transformación. En Alestra #SomosExpertos; háblanos de tus objetivos para que juntos diseñemos la mejor estrategia.
María Guadalupe Ramos
Gerente Transformación Digital Alestra
Licenciada en administración de empresas por el Instituto Tecnológico Autónomo de México, con diplomados y cursos en ciberseguridad y evaluación financiera; actualmente está cursando maestría en Dirección en Transformación Digital.
Con 15 años de trayectoria en Alestra, ha ocupado diferentes roles, principalmente en áreas de Negocio, Mercadotecnia, Producto y Ofertas. Actualmente es responsable de la comercialización de las soluciones de Transformación Digital. Tiene a su cargo el diseño, venta y entrega de servicios de Internet de las Cosas y Digitalización de Procesos.
